Québec International contribue au développement économique de la région métropolitaine de Québec et à son rayonnement international. À titre d’agence de développement économique régional, Québec International travaille à attirer dans la région talents et investissements et à exporter le savoir-faire régional, à soutenir l’entrepreneuriat technologique, à promouvoir l’environnement d’affaires concurrentiel de la région métropolitaine de Québec et à favoriser la compétitivité des entreprises et le développement des secteurs de force.
Le CAMP, une entité à part entière de Québec International, est l’incubateur-accélérateur consacré à la croissance des entreprises technos et à leur accompagnement. LE CAMP propose une gamme de services adaptés à leur stade de maturité, du prédémarrage jusqu’à l’internationalisation de leurs activités.
Sommaire de la fonction
Le titulaire du poste aura pour mandat de contribuer activement au soutien de l’ensemble des activités et de l’opérationnalisation du CAMP et à la direction principale pour la réalisation du plan d’affaires.
Voici les compétences clés recherchées :
- Planification et organisation logistique;
- Facilité aux rapports humains et souci du service à la clientèle;
- Excellente maîtrise du français et capacité de communiquer tant à l’oral qu’à l’écrit en français et en anglais;
- Maîtrise d’Office 365;
- Esprit d’équipe, sens politique et diplomatique développé.
Principales responsabilités
Accueil et réception :
- Accueillir la clientèle et la diriger vers les personnes ou endroits appropriés;
- Assurer une présence physique à l’accueil sur les heures normales de bureau;
- Prendre en charge l’accueil pour les activités au CAMP et assurer la logistique et le soutien aux organisations partenaires lors de ces activités;
- Donner des renseignements d’ordre généraux aux visiteurs en personne, par téléphone, par courriel ou via le site du CAMP;
- S’assurer de la propreté et du bon fonctionnement général des espaces du CAMP.
Coordination et logistique :
- Coordonner la conciergerie des locaux (sous-location, incubation, facturation, etc.) et faire le lien avec les différents fournisseurs de services reliés à la gestion des espaces;
- Prendre en charge les éléments de logistique liés à des activités et événements : réservations, aménagement de salles, matériel audiovisuel, programmes, déplacements, hébergement, inscriptions et accueil des participants, etc.;
- Soutenir l’équipe de direction du CAMP dans différentes tâches logistiques et cléricales;
- Seconder la gestion des médias sociaux, de la plateforme Eventbrite et du site Web du CAMP, et ce, en collaboration avec la conseillère en communication et les autres membres de l’équipe;
- Seconder l’équipe afin d’assurer une permanence physique et une animation du milieu de vie que constitue LE CAMP;
- Participer activement aux rencontres hebdomadaires de l’équipe du CAMP permettant ainsi une synergie de l’équipe tant au niveau de la stratégie du CAMP que de l’animation du milieu de vie;
- Assister la directrice des programmes et les conseillers principaux lors des différentes formations et autres activités.
L’agent administration et logistique assure un soutien plus clérical au département, en effectuant, entre autres, les tâches administratives suivantes :
- Effectuer la mise à jour de la base de données de contacts et des listes marketing de l’équipe (CRM) afin d’assurer une participation maximale aux activités et événements, ainsi que le suivi des interventions auprès des entreprises;
- Rédiger, compiler et effectuer le suivi des activités et des résultats en collaboration avec les conseillers et le directeur principal;
- Contribuer à l’élaboration, à la rédaction, à la révision et à la mise en page de documents : descriptions d’activités, rapports d’activités, présentations visuelles, correspondances, etc.;
- Préparer certains documents administratifs : comptes de dépenses, bons de commande, etc.;
- Assurer la coordination et le respect des échéanciers pour la remise de rapports ou autres documents en concordance avec les exigences des différents partenaires et bailleurs de fonds de l’organisation;
- Effectuer d'autres tâches de bureau connexes en soutien à l’équipe du CAMP ou reliées à ses fonctions.
Compétences requises pour le poste
Les compétences personnelles
- Être autonome, positif/positive et avoir de l’initiative;
- Avoir un esprit critique et un bon jugement;
- Être orienté(e) qualité et service;
- Être orienté(e) résultats;
- Faire preuve de rigueur et de discrétion;
- Excellente capacité à travailler en équipe.
Les compétences techniques
- Bonne capacité de planification et d’organisation en fonction des priorités;
- Bonne capacité de communication (interpersonnelle et organisationnelle);
- Capacité d’exécuter les tâches administratives liées à la gestion et au suivi des dossiers;
- Maîtriser les principaux logiciels de la famille Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint, etc.);
- Maîtriser la langue française (excellente grammaire et orthographe) et connaissance de la langue anglaise serait un atout;
- Connaissance d’outils de communication (Doodle, Survey Monkey, Skype, etc.) serait un atout.
L’admissibilité
- Être ouvert pour des déplacements occasionnels;
- Se rendre disponible hors des heures normales de bureau lors d’activités ponctuelles.
Le contrat
Contrat permanent.
Dépôt de candidatures
Vous avez jusqu’au 22 janvier 2023 pour déposer votre candidature en envoyant votre C.V. à l’adresse suivante : rh@quebecinternational.ca.
