Québec International recherche un(e) agent(e) - administration et logistique - LE CAMP

Compétences-clés

• Planification et organisation logistique;
• Facilité avec les rapports humains et souci du service à la clientèle;
• Excellente maîtrise du français et capacité de communiquer tant à l’oral qu’à l’écrit en français et en anglais;
• Maîtrise de Word et Excel;
• Esprit d’équipe, sens politique et diplomatique développé.

Principales responsabilités

Plus spécifiquement, l’agent administration et logistique exerce les responsabilités suivantes :

Accueil et réception :

• Accueillir la clientèle et la diriger vers les personnes ou endroits appropriés;
• Prendre en charge les appels téléphoniques et fournir l’information demandée ou acheminer l’appel à la personne appropriée;
• Donner des renseignements d’ordre généraux aux visiteurs en personne, par téléphone, par courriel ou via le site du CAMP;
• S’assurer de la propreté et du bon fonctionnement général des espaces du CAMP;

Coordination et logistique :

• Coordonner la conciergerie des locaux (sous-location, incubation, facturation, etc.);
• Prendre en charge les éléments de logistique liés à des activités et événements : réservations, aménagement de salles, matériel audiovisuel, programmes, déplacements, hébergement, inscriptions et accueil des participants, etc.;
• Seconder la gestion des médias sociaux, de la plateforme Eventbrite et du site web du CAMP, et ce, en collaboration avec le conseiller en communication et en respect des objectifs communicationnels de Québec International (QI);
• Seconder l’équipe du CAMP afin d’assurer une permanence physique et une animation du milieu de vie que constitue LE CAMP;
• Participer activement aux rencontres hebdomadaires de l’équipe du CAMP permettant ainsi une synergie de l’équipe tant au niveau de la stratégie du CAMP que de l’animation du milieu de vie;
• Participer à établir un lien constant entre le CAMP et les autres équipes de QI permettant ainsi un arrimage dans le déploiement des actions;
• Assister les conseillers en entrepreneuriat technologique lors des différentes formations et autres activités.

L’agent - administration et logistique assure un soutien plus clérical au département, en effectuant entre autres les tâches administratives suivantes :

• Effectuer la mise à jour de la base de données de contacts et des listes marketing de l’équipe (CRM) afin d’assurer une participation maximale aux activités et événements, ainsi que le suivi des interventions auprès des entreprises;
• Rédiger, compiler et effectuer le suivi des activités et des résultats en collaboration avec les conseillers et le directeur principal;
• Contribuer à l’élaboration, à la rédaction, à la révision et à la mise en page de documents : descriptions d’activités, rapports d’activités, présentations visuelles, correspondances, etc.;
• Préparer certains documents administratifs : comptes de dépenses, bons de commande, etc.;
• Assurer la coordination et le respect des échéanciers pour la remise de rapports ou d’autres documents en concordance avec les exigences des différents partenaires et bailleurs de fonds de l’organisation.

Autres tâches demandées :

• Effectuer d'autres tâches de bureau connexes en soutien à l’équipe du CAMP;
• Effectuer toutes autres tâches connexes reliées à ses fonctions.

Profil de compétences liées au poste

Compétences liées à la personne (savoir-être, attitudes et comportements recherchés)

• Être autonome, positif et avoir de l’initiative
• Avoir un esprit critique et un bon jugement
• Être orienté qualité et service
• Être orienté résultats
• Faire preuve de rigueur et de discrétion
• Excellente capacité à travailler en équipe

Compétences liées aux tâches (savoir-faire clés)

• Bonne capacité de planification et d’organisation en fonction des priorités
• Bonne capacité de communications (interpersonnelles et organisationnelles)
• Capacité d’exécuter les tâches administratives liées à la gestion et au suivi des dossiers

Techniques (études, connaissances, langues, expériences, préalables de la fonction)

• Maîtriser les principaux logiciels de la famille Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.)
• Maîtriser la langue française (excellente grammaire et orthographe) et connaissance de la langue anglaise serait un atout
• Connaissance d’outils de communications (Doodle, Survey Monkey, Skype, etc.) un atout.

Dépôt des candidatures

Vous avez jusqu’au vendredi 31 janvier 2020 pour déposer votre candidature en envoyant la mention du poste, votre CV et une lettre de présentation à l’adresse rh@quebecinternational.ca.