Vous êtes une personne qui aime la gestion de projets, l’organisation de la logistique d’activités et qui apprécie le travail d’équipe? Vous possédez une grande autonomie, une aptitude pour le service à la clientèle, un sens logistique et des relations interpersonnelles remarqués? Vous aimeriez contribuer à différents projets avec les entreprises et le milieu d’affaires? Québec International vous propose un emploi parmi une équipe diversifiée dans un climat de travail génial ainsi qu’un éventail d’avantages sociaux. Vous voulez en savoir plus? Imaginez à quel point nous avons hâte de vous rencontrer!
Sommaire de la fonction
Le(La) titulaire du poste sera en charge de contribuer activement au soutien de l’ensemble des directeurs et de la direction principale pour la réalisation du plan d’affaires de l’équipe Services aux entreprises et développement des secteurs de force.
Compétences-clés
- Planification et organisation logistique
- Excellente maîtrise du français et capacité de communiquer tant à l’oral qu’à l’écrit en français et en anglais
- Maitrise de Word et Excel
- Maitrise des plateformes technologiques pour les événements, tels que Teams et Zoom.
- Bonne capacité à s’intégrer à une équipe en télétravail
- Esprit d’équipe, sens politique et diplomatique développé
Principales responsabilités
Plus spécifiquement, le(la) chargé(e) de projets administration et logistique exerce les responsabilités suivantes :
- Planifier et réaliser des activités et évènements initiés par les directeurs du développement des affaires (DDA) en collaboration avec l’équipe des communications : conférences, formations, salons, missions internationales, accueils, etc.;
- Prendre en charge les éléments de logistique liés aux activités et événements virtuels et présentiels selon le cas : réservations, aménagement de salles, matériel audiovisuel, programmes, déplacements, hébergement, inscriptions et accueil des participants, choix des plateformes technologiques, tests pré-évènements, diffusion en direct d’événements virtuels, agir à titre de régis, etc.;
- Assister les DDA lors de colloques ou d’autres activités au besoin;
- Effectuer la mise à jour de la base de données de contacts et des listes marketing de l’équipe (CRM) afin d’assurer une participation maximale aux activités et événements, ainsi que le suivi des interventions auprès des entreprises;
- Rédiger, compiler et effectuer le suivi des activités et des résultats en collaboration avec les DDA;
- Contribuer à l’élaboration, à la rédaction, à la révision et à la mise en page de documents, de descriptions d’activités, de rapports d’activités, de présentations visuelles, de correspondances, etc.;
- Préparer certains documents administratifs : comptes de dépenses, bons de commande, etc.;
- Assurer la coordination et le respect des échéanciers pour la remise des indicateurs, de rapports ou d’autres documents, en concordance avec les exigences des différents partenaires et bailleurs de fonds de l’organisation;
- Effectuer d'autres tâches de bureau connexes en soutien à l’équipe Service aux entreprises et développement des secteurs de force.
Compétences requises pour le poste
Les compétences personnelles
- Être autonome, positif et avoir de l’initiative
- Avoir un esprit critique et un bon jugement
- Être orienté qualité et service
- Être orienté résultats
- Faire preuve de rigueur et de discrétion
- Excellente capacité à travailler en équipe
- Bonne capacité de planification et d’organisation en fonction des priorités
- Bonne capacité de communications (interpersonnelles et organisationnelles)
- Capacité d’exécuter les tâches administratives liées à la gestion et au suivi des dossiers
Les compétences techniques
- Maîtriser les principaux logiciels de la famille Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Teams, Dynamics 365, etc.)
- Maitriser les fonctionnalités des plateformes pour la tenue d’événements virtuels (Teams, Zoom, etc.)
- Maîtriser la langue française (excellente grammaire et orthographe) et bonne capacité à communiquer en anglais
- Connaissance d’outils de communications (Doodle, Survey Monkey, Skype, etc.), un atout
Dépôt de candidatures
Vous avez jusqu’au 16 mai 2021 pour déposer votre candidature en envoyant votre CV à l’adresse courriel suivante : rh@quebecinternational.ca.
