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Québec International recherche un(e) agent(e) administration et logistique - LE CAMP (septembre 2021)

Vous aimez planifier, coordonner et animer des activités variées? Vous possédez une grande autonomie, une aptitude pour le service à la clientèle, un sens logistique et des capacités interpersonnelles remarqués? Vous aimeriez contribuer à différents projets avec les entreprises et le milieu d’affaires? Québec International – LE CAMP vous propose un emploi parmi une équipe diversifiée dans un climat de travail génial ainsi qu’un éventail d’avantages sociaux. Vous voulez en savoir plus? Imaginez à quel point nous avons hâte de vous rencontrer!

Sommaire de la fonction

Le(La) titulaire du poste aura pour mandat de contribuer activement au soutien de l’ensemble des activités et de l’opérationnalisation du CAMP et d’appuyer la direction principale pour la réalisation du plan d’affaires.

 

Compétences-clés

  • Planification et organisation logistique
  • Aisance dans les relations interpersonnelles et souci du service à la clientèle
  • Excellente maîtrise du français et capacité de communiquer tant à l’oral qu’à l’écrit en français et en anglais
  • Maîtrise d’Office 365
  • Esprit d’équipe, sens politique et diplomatique développé.


Principales responsabilités

Accueil et réception :

  • Accueillir la clientèle et la diriger vers les personnes ou endroits appropriés;
  • Assurer une présence physique à l’accueil sur les heures normales de bureau;
  • Prendre en charge l’accueil pour les activités au CAMP et assurer la logistique et le soutien aux organisations partenaires lors de ces activités;
  • Donner des renseignements d’ordre général aux visiteurs en personne, par téléphone, par courriel ou via le site du CAMP;
  • S’assurer de la propreté et du bon fonctionnement général des espaces du CAMP.

Coordination et logistique :

  • Coordonner la conciergerie des locaux (sous-location, incubation, facturation, etc.) et faire le lien avec les différents fournisseurs de services reliés à la gestion des espaces;
  • Prendre en charge les éléments de logistique liés à des activités et événements : réservations, aménagement de salles, matériel audiovisuel, programmes, déplacements, hébergement, inscriptions et accueil des participants, etc.;
  • Soutenir l’équipe de direction du CAMP dans différentes tâches logistiques et cléricales;
  • Seconder la gestion des médias sociaux, de la plateforme Eventbrite et du site web du CAMP, et ce en collaboration avec la conseillère en communication et les autres membres de l’équipe;
  • Seconder l’équipe afin d’assurer une permanence physique et une animation du milieu de vie que constitue LE CAMP;
  • Participer activement aux rencontres hebdomadaires de l’équipe du CAMP permettant ainsi une synergie de l’équipe tant au niveau de la stratégie du CAMP que de l’animation du milieu de vie;
  • Assister la directrice des programmes et les conseillers principaux lors des différentes formations et autres activités.

L’agent(e) administration et logistique assure un soutien plus clérical au département, en effectuant entre autres les tâches administratives suivantes :

  • Effectuer la mise à jour de la base de données de contacts et des listes marketing de l’équipe (CRM) afin d’assurer une participation maximale aux activités et événements, ainsi que le suivi des interventions auprès des entreprises;
  • Rédiger, compiler et effectuer le suivi des activités et des résultats en collaboration avec les conseillers et le directeur principal;
  • Contribuer à l’élaboration, à la rédaction, à la révision et à la mise en page de documents : descriptions d’activités, rapports d’activités, présentations visuelles, correspondances, etc.;
  • Préparer certains documents administratifs : comptes de dépenses, bons de commande, etc.;
  • Assurer la coordination et le respect des échéanciers pour la remise de rapports ou autres documents en concordance avec les exigences des différents partenaires et bailleurs de fonds de l’organisation;
  • Effectuer d'autres tâches de bureau connexes en soutien à l’équipe du CAMP ou reliées à ses fonctions.


Compétences requises pour le poste

Les compétences personnelles

  • Être autonome, positif/positive et avoir de l’initiative
  • Avoir un esprit critique et un bon jugement
  • Être orienté(e) qualité et service
  • Être orienté(e) résultats
  • Faire preuve de rigueur et de discrétion
  • Excellente capacité à travailler en équipe 

Les compétences techniques

  • Bonne capacité de planification et d’organisation en fonction des priorités
  • Bonne capacité de communications (interpersonnelles et organisationnelles)
  • Capacité d’exécuter les tâches administratives liées à la gestion et au suivi des dossiers
  • Maîtriser les principaux logiciels de la famille Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint, etc.)
  • Maîtriser la langue française (excellente grammaire et orthographe) et connaissance de la langue anglaise serait un atout
  • Connaissance d’outils de communications (Doodle, Survey Monkey, Skype, etc.) un atout

L’admissibilité

  • Être ouvert pour des déplacements occasionnels
  • Se rendre disponible hors des heures normales de bureau lors d’activités ponctuelles


Contrat

  • Contrat permanent


Dépôt des candidatures

Vous avez jusqu’au 27 septembre 2021 pour déposer votre candidature en envoyant votre CV à l’adresse suivante : rh@quebecinternational.ca.

Fichier joint